Le format d’e-mail professionnel à adopter en 2026

À l'ère des boîtes mails surchargées, il est essentiel de rédiger des e-mails efficaces et bien structurés.

Apprenez à formater vos e-mails pour diverses situations professionnelles et étudiez des modèles d'e-mails pour vous assurer que vos communications professionnelles sortent du lot.

Comment formater un e-mail professionnel ?

1. Objet
2. Formule de politesse
3. Corps de l'e-mail
4. Conclusion et appel à l'action
5. Signature

Les e-mails professionnels doivent être directs. Chaque phrase prépare la suivante pour créer un message clair et concis qui entrainera une réponse rapide. Voici comment structurer un e-mail professionnel :

1. Objet

L'objet constitue l'aperçu de votre e-mail. En 10 mots maximum, il doit convaincre le destinataire d'ouvrir le message. Donnez une raison d'ouvrir votre e-mail en captant l'attention avec une question ou un aperçu du contenu. Évitez les majuscules, qui peuvent déclencher les filtres anti-spam.

Voici quelques exemples d'objets efficaces :

• « Ravi de notre échange, Marie ! Voici les infos promises » pour un suivi d'appel commercial.
• « Demande de congés : 10 mars 2025 » pour un e-mail à votre manager.
• « Partenariat avec Limited, Inc. ? » pour un e-mail visant à organiser un appel de présentation avec un fournisseur potentiel.

2. Formule de politesse

Vous pouvez commencer la plupart de vos e-mails par « Bonjour » ou « Salut ». Réservez « Salut » aux situations décontractées et « Madame/Monsieur » ou « Bonjour/Bonsoir » aux contextes formels.

Ne vous inquiétez pas si vous connaissez le titre de votre destinataire mais pas son nom. Par exemple, commencer par « Madame la Responsable des ventes en gros » peut faire parvenir votre message à la bonne personne.

Pour adoucir le ton de votre e-mail, ajoutez une formule de courtoisie comme « J'espère que vous allez bien » ou « J'espère que votre été commence bien ». Lorsque vous écrivez à des destinataires que vous n'avez jamais rencontrés, présentez-vous et expliquez pourquoi vous les contactez. Avez-vous assisté à une de leurs conférences ? Avez-vous une question concernant leur catalogue ? Avez-vous une connaissance en commun ? C'est le moment de le mentionner.

Par exemple :

Bonjour Marie,

J'espère que vous allez bien. Je m'appelle Carla et je dirige la marque de beauté en ligne [nom de l'entreprise]. Notre amie commune Linda Smith m'a suggéré de vous contacter.

3. Corps de l'e-mail

Respectez le temps de votre destinataire en communiquant de manière brève et claire. N'incluez que du contenu pertinent dans le corps de votre e-mail.

Pensez à diviser votre message en deux ou trois paragraphes courts plutôt qu'en un seul long, en visant deux à trois phrases et un message par paragraphe.

Pour établir une relation de confiance dans vos réponses, adoptez le ton et le style de votre expéditeur.

Par exemple, si vous répondez à un message décontracté utilisant des expressions comme « pas de souci », des contractions et des abréviations, une formule formelle comme « Je vous écris pour vous informer » peut paraître froide. Adoptez plutôt le ton de l'expéditeur avec une réponse amicale comme « Merci de m'avoir contacté ! »

4. Conclusion et appel à l'action

La conclusion est l'occasion de suggérer délicatement les prochaines étapes : « J'ai hâte d'en savoir plus sur vos offres ». Ou de formuler un appel à l'action direct : « Faites-moi savoir si vous avez 15 minutes pour un appel cette semaine. »

Plus votre appel à l'action est précis, plus votre destinataire sera susceptible de répondre comme vous le souhaitez.

5. Signature

Une signature d'e-mail professionnelle témoigne de votre légitimité.

Les signatures d'e-mails professionnelles incluent :

• Une formule de clôture comme « Cordialement », « Bien à vous », « Salutations » ou « Merci »
• Votre nom complet
• Votre titre de poste, suivi du nom de votre entreprise
• Vos coordonnées, comme votre numéro de téléphone ou vos réseaux sociaux

Conseil : Automatiser votre signature d'e-mail pour inclure vos coordonnées et le site web de votre entreprise facilite l'envoi d'e-mails.

Exemple de format d'e-mail professionnel

Voici un modèle pour rédiger un e-mail professionnel :

Bonjour [nom],

Je suis [votre nom] de [entreprise]. J'espère que vous passez une bonne semaine. J'ai été inspiré(e) par votre intervention sur [sujet] à [lieu/nom de l'événement] la semaine dernière !

J'organise une table ronde pour [nom et détails de l'événement]. Seriez-vous intéressé(e) à y participer ?

Si c'est le cas, merci de m'indiquer si l'un des créneaux suivants vous convient pour un appel de 15 à 20 minutes : [lister les créneaux disponibles ou insérer un lien de planification].

Cordialement,

[votre nom]

[titre de poste, nom de l'entreprise]

[numéro de téléphone]

Les différents types d'e-mails professionnels, avec exemples

• E-mail à froid
• E-mail de suivi
• E-mail de remerciement
• Proposition commerciale

Les e-mails professionnels sont contextuels : communiquez-vous avec un employé ou votre patron ? Un client ou un partenaire potentiel ? Des milliers d'inconnus ou une seule personne ? Faites-vous un compliment ou déposez-vous une plainte ? Votre message et votre audience détermineront le contenu de votre e-mail.

Voici quelques types courants d'e-mails professionnels :

E-mail à froid

Un e-mail à froid établit une connexion avec quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré. Il existe plusieurs cas d'usage pour les e-mails à froid, du contact avec des prospects commerciaux à la recherche de fournisseurs en passant par l'initiation de partenariats de marque.

Personnaliser vos e-mails à froid est essentiel. L'agence marketing Woodpecker rapporte que le taux de réponse pour la prospection à froid n'est que de 7 %, mais il grimpe à 17 % quand les e-mails incluent une personnalisation avancée, au-delà de {{prénom}}, {{nom_entreprise}} (article en anglais).

Si une connaissance commune vous a recommandé, mentionnez-le dans votre présentation, car cela peut rehausser votre statut auprès du destinataire et encourager une réponse.

Soyez précis avec vos e-mails à froid pour qu'il soit évident aux lecteurs que le message leur est destiné et qu'il ne s'agit pas d'un message générique envoyé à des centaines d'autres personnes.

Voici un exemple d'e-mail à froid :

Madame, Monsieur [nom],

J'espère que vous allez bien. Je m'appelle [votre nom] et j'ai fondé [entreprise], un détaillant de vêtements en ligne basé à Lyon. Je vous contacte concernant une collaboration potentielle pour une ligne de t-shirts avec des créations originales d'illustrateurs locaux.

J'ai vu votre travail dans le magazine [nom de la publication] et je pense que vous seriez parfait(e) pour ce projet.

J'ai inclus un lien de calendrier avec des créneaux possibles dans les prochains jours pour discuter de ce partenariat. Si aucun ne vous convient, merci de me proposer un moment qui vous arrange.

Cordialement,

[votre nom]

[titre de poste, nom de l'entreprise]

[numéro de téléphone]

E-mail de suivi

Les e-mails de suivi font avancer les conversations ou les initiatives. Vous pourriez en envoyer pour récapituler des réunions ou des conversations, répondre à des questions, fournir du contexte ou rappeler aux parties prenantes des échéances imminentes.

Par exemple, vous avez peut-être rencontré un grossiste potentiel qui a demandé des informations sur votre chaîne d'approvisionnement. Vous pourriez envoyer un e-mail de suivi avec les détails.

Quand vous faites un suivi, résumez brièvement votre dernière interaction pertinente. Les puces vous aident à présenter les points d'action de manière concise. Si vous demandez quelque chose, incluez un appel à l'action clair.

Bonjour [nom],

Voici un récapitulatif des points d'action d'aujourd'hui :

• Je partagerai les cinq nouveaux motifs de notre collection printemps avec vous d'ici vendredi.
• Vous partagerez une liste de vos tissus disponibles et un calendrier de production d'ici lundi.

Comme convenu, j'ai également joint les détails sur notre chaîne d'approvisionnement.

J'ai hâte de vous reparler vendredi 13 mars.

Cordialement,

[votre nom]

[titre de poste, nom de l'entreprise]

[numéro de téléphone]

E-mail de remerciement

Les e-mails de remerciement peuvent laisser une impression positive durable quand ils sont sincères, alors soyez authentique et précis. Vous pouvez aussi utiliser un e-mail de remerciement pour fournir des informations de suivi. Supposons que vous exprimiez votre gratitude pour un don, l'e-mail de remerciement pourrait inclure des détails sur la façon dont la contribution du donateur sera utilisée.

Mentionnez les étapes suivantes, s’il y en a. Sinon, terminez sur une note chaleureuse comme « J'ai hâte de vous voir à [nom de l'événement] » ou « Restons en contact. »

Voici un exemple d'e-mail de remerciement :

Bonjour [nom],

Merci beaucoup d'avoir pris le temps de me rencontrer samedi. J'ai apprécié découvrir le parcours de votre fondateur. Vos conseils m'ont inspiré(e) à commencer à rédiger un pitch deck pour mon idée de produit. J'aimerais vous l'envoyer quand il sera prêt.

Merci encore,

[votre nom]

[titre de poste, nom de l'entreprise]

[numéro de téléphone]

Proposition commerciale

Présenter une proposition commerciale demande de la persévérance : vous avez quelques instants (ou, dans ce cas, paragraphes) pour capter l'attention du destinataire et susciter l'intérêt pour votre produit ou service. Préparez-vous à recevoir des refus ou, pire, un silence radio.

Personne ne veut lire de longs e-mails, alors gardez le vôtre court et centré sur les besoins de votre lecteur. Commencez votre e-mail en expliquant comment vous allez résoudre leur problème. Par exemple, si vous êtes photographe freelance avec des tarifs modestes, vous pourriez commencer par demander au lecteur s'il utilise des photos de stock parce qu'il pense ne pas pouvoir se permettre des images personnalisées. Ensuite, indiquez-lui que vous fournissez des photos sur mesure aux tarifs du stock. Enfin, demandez-lui de faire un pas raisonnable, comme répondre.

Voici un exemple :

Objet : Fatigué des photos de stock ?

Bonjour [nom],

Utilisez-vous des photos de stock sur votre site web par contrainte budgétaire ? Je comprends, beaucoup de photographes facturent plus de 1 000 € pour une seule séance.

J'ai créé mon entreprise de photographie pour aider les nouvelles marques à obtenir des photos personnalisées sans se ruiner. À ce jour, j'ai aidé plus de 30 petites entreprises à obtenir leur premier ensemble de visuels de marque pour moins de 450 €.

Ce niveau d'investissement rentrerait-il dans votre budget marketing ?

Merci de votre considération,

[votre nom]

[titre de poste, nom de l'entreprise]

[numéro de téléphone]

Bonnes pratiques pour rédiger un e-mail professionnel

• En cas de doute, restez formel
• Écrivez comme vous parlez, puis révisez
• Rendez-le facilement lisible
• Sollicitez une réponse spécifique
• Vérifiez votre grammaire et votre orthographe
• Essayez un assistant IA
• Vérifiez les informations

Une fois que vous maîtrisez la structure d'un e-mail approprié, il est temps d'affiner votre technique. Voici quelques bonnes pratiques :

En cas de doute, restez formel

Dans la communication écrite, le ton est primordial. Le style que vous choisissez dépendra du destinataire. Si vous envoyez un e-mail à froid à un inconnu ou à une personne en position d'autorité, penchez vers le formel. Il vaut mieux paraître trop respectueux que pas assez. Si vous écrivez à une relation personnelle ou à un pair, un ton informel sera probablement plus approprié.

Écrivez comme vous parlez, puis révisez

Pour faire couler vos idées, faites comme si vous parliez et écrivez ce qui vient. Ensuite, relisez votre brouillon en révisant tout langage qui sonne trop informel ou verbeux. Pour les communications formelles, remplacez les contractions par leurs formes complètes.

Rendez-le facilement lisible

Il y a de bonnes chances que votre destinataire survole votre e-mail plutôt que de le lire entièrement.

Un usage judicieux de mots en gras, de sauts de paragraphe et de puces peut garantir que votre destinataire ne rate aucun message clé pendant sa lecture rapide.

Sollicitez une réponse spécifique

Solliciter une réponse spécifique peut prévenir la confusion et éviter des échanges inutiles par la suite.

Voici quelques exemples de sollicitations :

• « Si cela vous intéresse, faites-moi connaître vos disponibilités la semaine prochaine. »
• « Dites-moi avant le 20 janvier si vous souhaitez participer. »
• « Avez-vous des préoccupations concernant le plan que j'ai suggéré ? »

Vérifiez votre grammaire et votre orthographe

Qu'est-ce qui peut nuire à votre crédibilité en un instant ? Les fautes de frappe. Relire pour détecter les erreurs d'orthographe et les coquilles peut vous éviter cet embarras.

Voici quelques conseils de relecture :

• Allez lentement. Lisez plus lentement que d'habitude pour repérer les erreurs.
• Commencez par la fin. Lisez chaque phrase dans l'ordre inverse. Cela empêche votre cerveau de s'autocorriger ou de se concentrer sur les idées plutôt que sur la grammaire.
• Lisez à voix haute. Cela vous aidera à repérer les formulations maladroites.

Vous pouvez aussi utiliser des outils comme LanguageTool pour identifier les erreurs d'orthographe et de grammaire.

Essayez un assistant IA

Si vous avez le syndrome de la page blanche ou besoin d'aide pour être concis, les outils IA comme ChatGPT peuvent vous aider.

Pour obtenir le meilleur résultat, fournissez des instructions spécifiques avec beaucoup de contexte. Dites à l'IA qui vous êtes, à qui vous écrivez et pourquoi. Si vous n'êtes pas satisfait du premier brouillon de l'IA, demandez-lui de le réécrire avec des ajustements spécifiques. Quand vous utilisez l'IA, soyez toujours prêt à vérifier les faits pour l'exactitude et à éditer avec votre propre voix.

Vérifiez les informations

Passez en revue cette liste de vérification avant d'appuyer sur envoyer :

• Nom du destinataire. Vérifiez l'orthographe du nom et de l'adresse e-mail du destinataire en consultant sa signature d’e-mail dans la correspondance passée ou en vérifiant le site web de son entreprise ou son profil LinkedIn.

• Adresse e-mail du destinataire. Assurez-vous d'envoyer l'e-mail à une adresse active. Cela peut nécessiter de confirmer que votre destinataire travaille toujours dans l'entreprise où vous souhaitez le joindre.

• Pièces jointes. Si vous mentionnez des pièces jointes, assurez-vous de les inclure, en ouvrant d'abord chacune pour confirmer qu'il s'agit des bons fichiers.